PRIVACY POLICY

ALERTUM BV met maatschappelijke zetel te B-3600 Genk, Vennestraat 260, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0732.583.590;

Verklaart het volgende:

Alertum verwerkt persoonsgegevens in uitvoering van de door de klant toevertrouwde opdracht, alsmede in geval van contactname via het contactformulier en/of het bezoek aan de website (www.alertum.be). Dit als verwerkingsverantwoordelijke, dan wel als verwerker afhankelijk van de concrete omstandigheden.

Alertum is verwerkingsverantwoordelijke in zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt voor eigen doeleinden en Alertum hiervoor zelf de middelen bepaald. In zoverre er persoonsgegevens van betrokkenen verwerkt worden in opdracht van de klant treedt Alertum op als verwerker.

Alertum erkent het belang van een veilige verwerking van persoonsgegevens. In die zin erkennen zowel Alertum als de klant dat iedere verwerking zal plaatsvinden conform de heersende nationale regelgeving, waaronder de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, alsmede Verordening (EU) 2016/679 (hierna: AVG) van kracht sedert 25 mei 2018 en deze te zullen naleven. In geval van inhoudelijke wetswijzigingen verbindt Alertum zich er toe om het privacybeleid hierop aan te passen.

Het privacybeleid evenals eventuele wijzigingen zijn ten allen tijden consulteerbaar op de website van Alertum.

Definities

Voor een goed begrip van dit privacybeleid hebben volgende begrippen de volgende betekenis:

• AVG: Verordening nr. 2016/679 van de Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrij verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG, ook wel Algemene Verordening Gegevensbescherming of GDPR genoemd;
• Persoonsgegevens: Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon zoals een naam, mailadres, locatiegegevens, een online identificator of een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit;
• Betrokkene: De geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; Toestemming van de betrokkene: elke vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting waarmee de betrokkene door middel van een verklaring of een ondubbelzinnige actieve handeling de verwerking van persoonsgegevens aanvaardt;
• Verwerker: Een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt;
• Verwerking: Een bewerking of geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorsturen, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren, combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens;
• Verwerkingsverantwoordelijke: Een natuurlijke of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt;
• Datalek: Elke inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens;

Draagwijdte privacybeleid

1. Contractuele relaties

Huidig privacybeleid is van toepassing op de contractuele relatie tussen Alertum en de klant of betrokkene en geldt gedurende de gehele duur van de opdracht. Afwijkingen van het privacybeleid zijn in geval van een contractuele relatie tussen de klant of betrokkene en Alertum enkel toelaatbaar indien ingegeven door wettelijke vereisten, dan wel na al dan niet impliciete toestemming van beide partijen. Wezenlijke wijzigingen zullen uitdrukkelijk worden medegedeeld op de website.

2. Website

Door het consulteren van de website (www.alertum.be) en/of door gebruik te maken van het contactformulier erkent de betrokkene kennis te hebben genomen van het privacybeleid en verklaart zich akkoord met het feit dat Alertum gebruik kan en mag maken van de verzamelde Persoonsgegevens rekening houdende met de draagwijdte van het verzoek waarvoor de gegevens werden verschaft (art. 6.1.a en 6.1.b AVG).

Alertum waarborgt in geen geval de volledigheid, correctheid en het up-to-date zijn van de op de website vervatte informatie, noch van de inhoud van websites van derden waar naar doorverwezen wordt.

De verwerking van de Persoonsgegevens

Alertum garandeert dat persoonsgegevens verzameld en verwerkt worden op een transparante wijze en dit enkel voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. Iedere verwerking wordt beperkt tot hetgeen noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de verwerking plaatsvindt. Alertum ziet er op toe dat de persoonsgegevens correct worden geregistreerd en geactualiseerd indien nodig.

In het kader van de dienstverlening die door Alertum wordt geleverd, bestaan de verzamelde persoonsgegevens onder meer uit de naam, voornaam, mailadres, adres, telefoonnummer, camerabeelden, vingerafdrukken, alsmede elke andere persoonlijke informatie die de klant of betrokkene verkiest mede te delen in diens vraag om inlichtingen of dienstverlening door Alertum. Er kunnen gegevens verwerkt worden die als gevoelig aangemerkt kunnen worden, dan wel onder een bijzondere categorie van persoonsgegevens vallen. Alertum bewaart de persoonsgegevens die zij verwerkt niet langer dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking, dan wel hetgeen op grond van wettelijke plichtplegingen vereist is.

Verwerkingsgrond

Door beroep te doen op de dienstverlening van Alertum of het invullen van het contactformulier op de website en het hierbij overmaken van persoonsgegevens erkent en aanvaardt de klant dat deze gegevens verwerkt kunnen worden (art. 6.1.b) AVG). De klant en/of de betrokkene blijft evenwel eigenaar van de ter beschikking gestelde gegevens.

Voor de persoonsgegevens die Alertum als verantwoordelijke ontvangt vanwege de klant en die worden aangewend voor marketingdoeleinden en klantenbeheer, valt Alertum terug op de wettelijke grondslag van het gerechtvaardigd belang bestaande uit de situatie waarbij de betrokkene klant is van Alertum als gevolg van het plaatsen van een opdracht (art. 6.1.b) en f) AVG).

In zoverre Bergen Security persoonsgegevens verwerkt van leads (niet klanten) valt zij terug op de expliciet verkregen toestemming. (art. 6.1.a) AVG).

De klant of lead in diens hoedanigheid als betrokkene beschikt ten allen tijden over de mogelijkheid tot het wijzigen of om de gegeven toestemming terug in te trekken, in zoverre de verwerking hiervan louter gebaseerd is op diens toestemming.

Verwerkingsdoeleinden

Alertum verwerkt persoonsgegevens voor volgende doeleinden:

Identificatiegegevens Naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres	Klantenbeheer
Identificatiegegevens Naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres	Uitvoering dienstverlening/onderhoudservice
Elektronische identificatiegegevens IP-adressen, cookies	Websitebeheer
Identificatiegegevens Naam, voornaam, adres Financiële gegevens Rekeningnummer, BTW nummer	Boekhoudkundige doeleinden (facturatie)
Naam, voornaam, adres, telefoonnummer	Wettelijke verplichtingen (o.a. identificatieplicht, doorgifte aan politiediensten en witwaspreventie)
Naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres	Marketing doeleinden: online advertenties/pushberichten
Identificatiegegevens Naam, voornaam, adres, telefoonnummer, rijksregisternummer Persoonlijke gegevens Geboorteplaats, nationaliteit	Inschrijvingen voor opleidingen
Beeldopnamen Afbeeldingen en bewakingsbeelden Biometrische identificatiegegevens DNA-gegevens, vinger– en stemafdrukken, beeld van het netvlies, herkenning van het gezicht, van de vorm van de vingers of van het hand, dynamischhandtekening, …	Beveiliging van onder meer showroom en gebouwen
Identificatiegegevens Naam, voornaam, telefoonnummer en e-mailadres	Informering omtrent diensten, het verwerken van verzoeken gericht aan Alertum via mail of via het contactformulier op de website

Wanneer u de website van Alertum (www.alertum.be) bezoekt en desgevallend gebruik maakt van het contactformulier, is het mogelijk dat bepaalde gegevens ter beschikking gesteld dienen te worden om contactname te vergemakkelijken. Deze informatie zal uitsluitend intern worden aangewend.

Alertum maakt daarnaast gebruik van cookies die bepaalde informatie kunnen registeren van het websitebezoek, waaronder ook persoonsgegevens.

Ook wanneer er beroep wordt gedaan op Alertum dient zij over bepaalde persoonsgegevens te beschikken dewelke noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst.

Alertum zal bij iedere verwerking enkel die persoonsgegevens aanwenden die minimaal noodzakelijk zijn in het kader van de gevraagde dienstverlening.

Passende technische en organisatorische maatregelen

Alertum zal passende technische en organisatorische maatregelen nemen voor een veilige verwerking van persoonsgegevens, zodoende het risico op vernietiging, verlies, ongeautoriseerde wijziging of verwerking wordt beperkt. Dit rekening houdende met de gebruiken binnen de sector, de stand van de techniek, de aard, omvang, context van de verwerking, verwerkingsdoeleinden en de mogelijk verbonden risico’s voor de rechten en vrijheden van betrokken personen. Op schriftelijk verzoek verstrekt Alertum gedetailleerde inlichtingen over het gehanteerde veiligheidsbeleid.

Onderaannemers en verwerkers

Alertum maakt gebruik van subverwerkers, die in opdracht en onder toezicht van Alertum persoonsgegevens verwerken. Deze verwerkingen zullen ten allen tijden beperkt worden tot het strikt noodzakelijke voor het uitvoeren van de respectievelijke opdracht. Alertum ziet er op toe dat de door haar aangeduide verwerkers en onderaannemers, persoonsgegevens verwerken overeenkomstig de toepasselijke wetgeving en zich hierbij, al dan niet contractueel, verbinden tot de nodige technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen op basis van art. 28 AVG. De medewerkers en subverwerkers van Alertum hebben zich er (contractueel) toe verbonden de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens in acht te nemen. De subverwerker beslist hierbij autonoom over de wijze waarop de persoonsgegevens verwerkt worden, rekening houdende met de risico’s verbonden aan diens expertise. Bij gebreke aan eenzelfde expertise is Alertum als verwerkingsverantwoordelijke niet aansprakelijk voor eventuele onrechtmatige verwerkingen die ingevolge een verkeerdelijke inschatting van de subverwerker plaatsvinden. Alertum draagt dan ook geen enkele verantwoordelijkheid bij verlies of corruptie van data, diefstal van gegevens, virussen of andere aanvallen op de informaticasystemen en (cloud-)servers van de subverwerker.

Doorgifte van persoonsgegevens aan derden

Behoudens in relatie tot de medewerkers en subverwerkers die in het kader van de dienstverlening betrokken worden, zal Alertum geen persoonsgegevens uitwisselen met derden, tenzij in geval van uitdrukkelijke toestemming, op verzoek van de betrokkene, gerechtelijke autoriteiten of wanneer dit bij wet wordt opgelegd. In dit laatste geval stelt Alertum de betrokkene onverwijld in kennis te stellen van het verzoek vanwege de betrokken instanties en/of overheden.

Gegevensverwerking binnen de Europese Unie

Alertum tracht de doorgifte en verwerking van persoonsgegevens te beperken tot landen binnen de Europees Economische Ruimte of tot landen die een passend beschermingsniveau waarborgen, equivalent aan het niveau gewaarborgd onder de AVG en dit privacybeleid, rekening houdende met de voorgenomen verwerking, omvang en categorie van de te verwerken persoonsgegevens, het land van bestemming en de rechtsregels die in het desbetreffende land gelden. In het geval van verwerking buiten de grenzen van verwerking buiten de Europees Economische Ruimte zal Alertum op schriftelijk verzoek van de betrokkene verdere toelichting verschaffen.

De rechten van de betrokkene

In het kader van de AVG heeft de betrokkene de volgende rechten met betrekking tot de verzamelde en verwerkte persoonsgegevens (art. 12 t.e.m. 22 AVG): het recht op inzage, het recht op verbetering en/of aanvulling van de verzamelde gegevens, het recht om het doel van de verwerking te beperken, het recht op overdraagbaarheid van gegevens, het recht om vergeten te worden en het recht om bewaar in te dienen.

Vragen omtrent het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens of een beroep op uw rechten als betrokkene kan gericht worden aan Alertum via een schriftelijk, gemotiveerd naar info@alertum.be of per post naar Vennestraat 260, B-3600 Genk. Alertum verwerkt elk verzoek onverwijld en koppelt hier over terug binnen een termijn van 30 dagen. In bepaalde gevallen heeft Alertum het recht deze termijn te verlengen met twee maanden, in welk geval Alertum de betrokkene hierover informeert binnen de 30 dagen na ontvangst van het verzoek (art. 12.3 AVG).

Bewaartermijn van persoonsgegevens

Alertum garandeert dat zij de verzamelde persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk bijhoudt om het beoogde doel te bereiken, uitgezonderd wat betreft de boekhoudkundige stavingstukken en deze inzake aansprakelijkheidsclaims, dewelke mogelijks een langere bewaartermijn rechtvaardigen volgens de wettelijke bepalingen ter zake. Overige gegevens die noodzakelijk kunnen zijn voor een adequate naservice, dan wel toekomstige dienstverlening, worden in de mate van het mogelijke geanonimiseerd bewaard zodat deze niet langer dan noodzakelijk traceerbaar zijn naar identificeerbare personen. Wanneer de bewaring van de persoonsgegevens niet langer vereist is, zullen deze op een veilige manier worden vernietigd of verwijderd, dan wel ter beschikking gesteld van de betrokkene.

Maatregelen in geval van een datalek

Alertum neemt de nodige maatregelen teneinde een verlies van data tegen te gaan. Wanneer dergelijk verlies zich evenwel zou voordoen, verbindt Alertum er zich toe dit in voorkomend geval te melden aan de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) binnen de wettelijke termijnen. Deze informatieplicht geldt enkel in zoverre het datalek grootschalig blijkt, dan wel een vergaande impact op de beveiliging met zich meebrengt. Indien een datalek tevens een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van de betrokken personen, zal Alertum de betrokkene hierover zonder onredelijke vertraging informeren. Alertum verleent volledige medewerking aan de bevoegde autoriteiten door het verschaffen van de noodzakelijke informatie en het beperken van de gevolgen van de inbreuk.

Overige bepalingen

Alertum garandeert de nodige ondersteuning aan betrokkenen om aan diens verplichtingen te voldoen, behoudens in geval van informatie die confidentieel is of omwille van een wettelijke regeling niet mag worden medegedeeld. De verantwoordelijke voor de verwerking van de Persoonsgegevens bij Alertum is de Mevrouw Annemie (info@alertum.be). Voor meer informatie omtrent de verwerking van persoonsgegevens kan u daarnaast steeds terecht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit te 1000 Brussel, Drukpersstraat 35 (022/74.48.00) of www.gegevensbeschermingsautoriteit.be)

In geval van nietigheid van één of meer bepalingen uit dit privacybeleid, worden deze bepalingen geïnterpreteerd overeenkomstig de AVG. De nietigheid van één van de bepalingen laat de geldigheid van de overige bepalingen uit dit privacybeleid onverlet. Indien er zich discrepanties voordoen tussen het privacybeleid en de overeenkomst afgesloten tussen Alertum en de klant of betrokkene, primeren de bepalingen van deze laatste.

Alertum behoudt zich het recht voor het privacybeleid aan te passen indien dit nodig zou blijken om aan diens rechten en/of verplichtingen onder de AVG te voldoen. Wezenlijke wijzigingen zullen steeds kenbaar gemaakt worden op de website. Het is raadzaam de website regelmatig te bezoeken om op de hoogte te blijven van recente wijzigingen.

Dit privacybeleid wordt uitsluitend beheerst door het Belgisch recht. Enkel de rechtbanken behorende tot het gerechtelijk arrondissement van de maatschappelijke zetel van Alertum zijn bevoegd om kennis te nemen van geschillen die hier uit voortvloeien.

Het privacybeleid van Alertum werd laatst gewijzigd op 19/10/2023.